Aktenvernichtung in Stuttgart: sicher vernichtet, schriftlich belegt

Die Akten werden vor Ort in verschlossene Sicherheitsbehälter gefüllt, verplombt abgeholt und ohne Zwischenlagerung direkt nach der höchsten Sicherheitsstufe der DIN 66399 vernichtet; danach erhalten Sie ein Vernichtungszertifikat. Vorher legen Sie fest, welche Ordner wegdürfen. Am einfachsten kennzeichnen Sie Regale oder Räume, die vollständig in die Vernichtung gehen. Lose Unterlagen, Ordner samt Mechanik und Hängeregister können Sie so lassen, wie sie sind. Es gibt keine Zwischenlagerung: Was abgeholt wird, wird direkt vernichtet. Zwischen Regal und Vernichtung ist das Papier nie offen zugänglich. Das ist der Punkt, an dem eine Vernichtung im Container oder im Papiermüll den Datenschutz verletzt.

Für Büroakten mit personenbezogenen Daten gilt in der Regel mindestens Stufe P-4, für besonders schutzwürdige Unterlagen P-5 oder höher; wir vernichten grundsätzlich nach der höchsten Stufe. Die Norm kennt sieben Stufen von P-1 bis P-7 und drei Schutzklassen. Schutzklasse 2 (hoher Schutzbedarf) betrifft zum Beispiel Personalakten, Kundendaten und Rechnungen. Schutzklasse 3 (sehr hoher Schutzbedarf) betrifft etwa Unterlagen von Ärzten, Anwälten, Steuerberatern oder Banken, die einer Schweigepflicht unterliegen. Bei P-4 dürfen die Teilchen höchstens 160 mm² groß sein, bei P-5 höchstens 30 mm², bei P-7 nur noch 5 mm². Wer die höchste Stufe wählt, muss im Einzelfall nicht prüfen, welcher Ordner welche Daten enthält.

Ja, nach den Vorgaben der DSGVO und nach der höchsten Sicherheitsstufe der DIN 66399, mit Vernichtungszertifikat. Die DSGVO verlangt, dass nicht mehr benötigte personenbezogene Daten gelöscht werden (Art. 17) und dass dabei ein angemessenes Schutzniveau eingehalten wird (Art. 32). Bei Papier und Datenträgern heißt Löschen: so zerkleinern, dass sich nichts rekonstruieren lässt. Das Zertifikat belegt, wann welche Menge nach welcher Stufe vernichtet wurde. Es gehört in Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten oder zur Löschdokumentation und ist im Ernstfall Ihr Nachweis gegenüber der Datenschutzaufsicht.

Nein, die DIN 66399 ist kein Gesetz, sie gilt aber als anerkannter Stand der Technik, an dem Aufsichtsbehörden und Gerichte eine Vernichtung messen. Gesetzlich vorgeschrieben ist das Ergebnis: Die DSGVO verlangt eine sichere Löschung personenbezogener Daten. Wer nach einer niedrigeren Stufe oder ganz ohne Norm vernichtet, muss im Streitfall selbst beweisen, dass das ausreichte. Mit einer Vernichtung nach DIN 66399 und Zertifikat haben Sie diesen Beweis bereits in der Hand. International ist die Norm seit 2018 inhaltlich gleich als ISO/IEC 21964 veröffentlicht.

Aufbewahren müssen Sie alles, dessen gesetzliche Frist noch läuft: Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Fristen ergeben sich aus § 147 der Abgabenordnung und § 257 HGB, die Frist für Buchungsbelege wurde zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Für Personalunterlagen, Lohnunterlagen und Unterlagen von Praxen und Kanzleien gelten eigene Fristen. Was noch aufbewahrt werden muss, kann eingelagert oder digitalisiert werden. Erst danach gehört es in die Vernichtung.

Ja, aber nur, wenn das Scannen nach einem geordneten Verfahren erfolgt, das die Finanzverwaltung anerkennt; sonst darf das Original nicht vernichtet werden. Die Anforderungen beschreiben die GoBD. Für das ersetzende Scannen braucht es eine Verfahrensdokumentation, die festlegt, wer scannt, wie geprüft wird und wie die Dateien unveränderbar archiviert werden. Ausgenommen sind einzelne Originale, deren Papierform das Gesetz verlangt, etwa Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse. Stimmen Sie das Vorgehen mit Ihrer Steuerberatung ab. Die gescannten Originale vernichten wir dann wie alle anderen Akten mit Zertifikat.

Bei einer Büroauflösung ist die Aktenvernichtung Teil unseres Angebots; Sie erhalten dafür keine gesonderte Rechnung je Behälter. Der Aufwand hängt von der Menge in laufenden Metern oder Behältern ab, von Etagen und Laufwegen und davon, ob Ordnermechaniken und Hängeregister vorher getrennt werden müssen. Das erfassen wir bei der kostenlosen Besichtigung. Wenn nur ein Archiv geräumt werden soll, ohne Büroauflösung, erstellen wir Ihnen ebenfalls ein schriftliches Angebot.