Aufbewahrungsfristen: Welche Akten bei der Büroauflösung weg dürfen
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Die Aufbewahrungsfristen entscheiden, was bei einer Büroauflösung in Stuttgart vernichtet werden darf. Der Aktenkeller dauert fast immer am längsten. Hier steht, was aufbewahrt werden muss und wie der Rest sicher verschwindet. Was nach Ablauf der Fristen weg darf, vernichten wir direkt nach DIN 66399.
Stand: 04.11.2026
Kurz gesagt: Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare müssen in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden, Buchungsbelege acht Jahre und Geschäftsbriefe sechs Jahre, jeweils ab Ende des Kalenderjahres. Alles, was personenbezogene Daten enthält und nicht mehr aufbewahrt werden muss, gehört in die sichere Vernichtung nach DIN 66399, nicht ins Altpapier. Lassen Sie sich die Vernichtung schriftlich bestätigen.
Erst sortieren, dann vernichten
Der häufigste Fehler bei Büroauflösungen ist, das ganze Archiv auf einmal wegzugeben, weil die Zeit drängt. Später fehlt dann eine Rechnung, die das Finanzamt sehen will. Deshalb gilt: Bevor ein Ordner das Haus verlässt, sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung. Sie kennt Ihre Fälle, etwa laufende Betriebsprüfungen oder offene Verfahren, bei denen die normalen Fristen nicht reichen.
Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen
Die Fristen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Seit 2025 gilt für Buchungsbelege eine verkürzte Frist von acht Jahren.
| Unterlage | Frist | Beispiele |
|---|---|---|
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte | 10 Jahre | Bilanz, GuV, Hauptbuch |
| Buchungsbelege | 8 Jahre | Ein- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | Angebote, Auftragsbestätigungen, geschäftliche E-Mails |
| Lohnkonten | bis Ende des 6. Kalenderjahres | Lohnabrechnungen, Lohnkonto |
Und was ist mit Personalakten?
Für Personalakten ehemaliger Mitarbeiter gibt es keine einheitliche Frist. Einzelne Bestandteile unterliegen eigenen Regeln, zum Beispiel Lohnunterlagen. Unterlagen abgelehnter Bewerber dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie mögliche Ansprüche geltend gemacht werden können, in der Regel einige Monate. Was keinen Zweck mehr hat, muss nach der DSGVO gelöscht beziehungsweise vernichtet werden.
Warum der Papiercontainer keine Lösung ist
Akten im normalen Altpapier landen offen in Containern, auf Höfen und Sortieranlagen. Wer dort Rechnungen, Gehaltsabrechnungen oder Kundenlisten findet, hat Zugriff auf Daten, die Sie nach Artikel 32 DSGVO schützen müssen. Kommt so etwas heraus, drohen Bußgelder und vor allem ein Vertrauensschaden bei Kunden und ehemaligen Mitarbeitern.
DIN 66399: Welche Sicherheitsstufe Sie brauchen
Die Norm DIN 66399 legt fest, wie klein Papier und Datenträger zerkleinert werden müssen. Für Papier gibt es sieben Sicherheitsstufen, P-1 bis P-7. Je höher die Stufe, desto kleiner die Partikel.
| Art der Unterlagen | Üblich empfohlene Stufe |
|---|---|
| Allgemeine interne Unterlagen ohne Personenbezug | P-2 bis P-3 |
| Personenbezogene Daten: Rechnungen, Kundendaten, Personalakten | P-4 |
| Besonders sensible Daten: Gesundheitsdaten, Berufsgeheimnisse | P-4 bis P-5 |
Für andere Datenträger gibt es eigene Kategorien: H für Festplatten, E für elektronische Speicher wie SSD und USB-Sticks, O für CDs und DVDs, T für magnetische Datenträger wie Bänder.
So läuft eine sichere Aktenvernichtung ab
- Sortieren: Sie trennen „aufbewahren“ von „vernichten“. Heftklammern und Ordnerrücken müssen nicht entfernt werden, das übernimmt der Vernichter.
- Verschließen: Das Vernichtungsgut kommt in verschlossene Sicherheitsbehälter oder versiegelte Kartons.
- Transport: in einem geschlossenen Fahrzeug, ohne Zwischenlager.
- Vernichtung: physisch nach der vereinbarten Sicherheitsstufe der DIN 66399.
- Nachweis: Sie bekommen eine schriftliche Bestätigung mit Datum, Menge und Sicherheitsstufe.
Was ist mit den Akten, die bleiben müssen?
Unterlagen, die Sie noch aufbewahren müssen, brauchen einen trockenen und abschließbaren Ort. Wenn es keinen neuen Standort gibt, kommen eine digitale Archivierung mit revisionssicherer Ablage oder ein externes Aktenlager in Frage. Wichtig: Auch eingescannte Belege dürfen nur vernichtet werden, wenn das Verfahren den Anforderungen der GoBD entspricht. Auch das ist eine Frage für die Steuerberatung.
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Wer ist Ihr Ansprechpartner?
Schnell Büroauflösungen Stuttgart e.K., Böblinger Straße 111, 70199 Stuttgart. Wir lösen Büros, Praxen, Firmen und ganze Bürogebäude in Stuttgart und der Region auf, mit eigenem Team von über 50 Mitarbeitern. Besichtigung und Angebot kosten Sie 0 €.
Gut zu wissen: Vor jeder Aktenvernichtung gelten die Aufbewahrungsfristen, für Buchungsbelege 8 Jahre, für Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, für Geschäftsbriefe 6 Jahre.
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Häufige Fragen
Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden?
Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Grundlage sind § 147 der Abgabenordnung und § 257 HGB. Die Frist für Buchungsbelege wurde zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Läuft eine Betriebsprüfung oder ein Rechtsstreit, dürfen betroffene Unterlagen auch nach Fristablauf nicht vernichtet werden.
Welche Akten muss ich nach der Büroauflösung aufbewahren?
Alle Unterlagen, deren gesetzliche Frist noch nicht abgelaufen ist, auch wenn es das Büro nicht mehr gibt. Bei Personalakten gelten je nach Inhalt unterschiedliche Fristen, Lohnunterlagen etwa sechs Jahre. Arztpraxen und Kanzleien haben berufsrechtliche Fristen. Bei einer aufgelösten GmbH werden die Bücher nach § 74 GmbHG zehn Jahre verwahrt. Was aufbewahrt werden muss, kann eingelagert oder nach GoBD digitalisiert werden. Den Rest vernichten wir nach der höchsten Sicherheitsstufe der DIN 66399.
Wann dürfen Akten vernichtet werden?
Akten dürfen vernichtet werden, sobald ihre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist; personenbezogene Daten müssen dann sogar gelöscht werden, wenn kein anderer Grund für die Speicherung besteht. Die DSGVO verlangt, dass Daten nicht länger gespeichert werden als nötig. Wer alte Personalakten oder Kundendaten ohne Grund aufbewahrt, verstößt also ebenfalls gegen den Datenschutz. Die Vernichtung sollte nach DIN 66399 erfolgen und mit einem Zertifikat belegt werden.
Darf ich Dokumente vor dem Schreddern scannen?
Ja, wenn das Scannen nach den GoBD erfolgt und in einer Verfahrensdokumentation festgehalten ist; dann ist das Papieroriginal in den meisten Fällen nicht mehr nötig. Ausnahmen gelten für Unterlagen, deren Original das Gesetz verlangt, etwa Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse. Stimmen Sie das Verfahren mit Ihrer Steuerberatung ab. Die gescannten Originale vernichten wir danach direkt nach der höchsten Sicherheitsstufe der DIN 66399, mit Zertifikat.
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