Ausschreibung einer Büroauflösung: Was ins Leistungsverzeichnis gehört
Besichtigung und Angebot kostenlos · Alle Positionen schriftlich · Termingerecht und besenrein
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Wer eine Büroauflösung ausschreibt, bekommt nur dann vergleichbare Angebote, wenn das Leistungsverzeichnis vollständig ist. Fehlt eine Position, kalkuliert jeder Bieter sie anders oder gar nicht. Dieser Beitrag zeigt, welche Angaben und Leistungen in ein gutes Leistungsverzeichnis gehören.
Stand: 04.11.2026
Kurz gesagt: Ein Leistungsverzeichnis für eine Büroauflösung beschreibt das Objekt, den Umfang der Räumung, den Übergabezustand, den Umgang mit Akten, Datenträgern und Elektrogeräten, die geforderten Nachweise sowie Termine und Arbeitszeiten. Jede Leistung steht als eigene Position, damit Angebote Position für Position vergleichbar sind. Ein Besichtigungstermin für alle Bieter gehört dazu.
Wozu ein Leistungsverzeichnis bei einer Büroauflösung dient
Das Leistungsverzeichnis legt fest, was geleistet werden soll, und macht Angebote dadurch vergleichbar. Ohne diese Grundlage beschreibt jeder Bieter die Arbeit mit eigenen Worten. Der eine rechnet den Rückbau der Trennwände ein, der andere nicht. Der eine nennt die Datenträgervernichtung als eigene Position, der andere setzt sie stillschweigend voraus. Am Ende vergleicht der Einkauf Zahlen, die sich auf unterschiedliche Leistungen beziehen.
Für Unternehmen mit eigenem Einkauf ist das Leistungsverzeichnis außerdem die Basis für die interne Freigabe. Es dokumentiert, welche Anforderungen Facility Management, IT und Datenschutz gestellt haben. Öffentliche Auftraggeber müssen zusätzlich das Vergaberecht beachten. Welche Verfahrensart gilt, hängt vom Auftragswert und von den Regeln des jeweiligen Landes ab; das klärt die zuständige Vergabestelle.
Objektdaten: die Grundlage jeder Kalkulation
Am Anfang stehen die Objektdaten, denn sie bestimmen den Aufwand stärker als jede andere Angabe. Ein Bieter, der nur die Quadratmeterzahl kennt, kann nicht seriös kalkulieren.
- Adresse, Gebäudeteile, Etagen, Nutzfläche je Etage
- Aufzug: Art, Innenmaße, Traglast, Nutzungszeiten
- Laderampe, Hofzufahrt, Tiefgarage mit Durchfahrtshöhe
- Lage: Innenstadt, Fußgängerzone, Gewerbegebiet
- Besondere Räume: Archiv, Serverraum, Küche, Tresorraum, Keller
- Grundrisse und, wenn vorhanden, eine Inventarliste
- Ansprechpersonen für Besichtigung und Zugang
Fotos sind hilfreich, ersetzen aber die Besichtigung nicht. Ein gemeinsamer Termin vor Ort, zu dem alle Bieter eingeladen werden, sorgt für gleiche Informationen und verhindert Nachträge, die sich auf angeblich unbekannte Umstände berufen.
Die Leistungspositionen im Leistungsverzeichnis
Die Leistungen werden in einzelne Positionen gegliedert, die jeweils für sich bepreist werden. Die folgende Gliederung hat sich für Büroauflösungen bewährt. Sie lässt sich je nach Objekt kürzen oder erweitern.
| Nr. | Position | Inhalt |
|---|---|---|
| 1 | Baustelleneinrichtung | Schutz von Aufzug, Laufwegen, Türen; Halteverbotszone |
| 2 | Demontage Möbel | Schreibtische, Stühle, Schränke, Regale, Empfang, Konferenz |
| 3 | Trennwände und Einbauten | Systemtrennwände, Einbauschränke, Teeküchen |
| 4 | IT und Bürotechnik | PCs, Monitore, Server, Drucker, Telefone, Kabel |
| 5 | Akten und Datenträger | Abholung in verschlossenen Behältern, Vernichtung, Zertifikat |
| 6 | Abtransport und Entsorgung | Getrennt nach Fraktionen, mit Nachweisen |
| 7 | Rückbau | Bodenbeläge, Deckenplatten, Kabeltrassen, je nach Mietvertrag |
| 8 | Reinigung | Besenrein oder Grundreinigung |
| 9 | Zuschläge | Abend, Nacht, Wochenende, Etappen |
| 10 | Wahlpositionen | Spende an gemeinnützige Vereine, Wertanrechnung bei Designermöbeln |
Datenschutz: Anforderungen klar formulieren
Die Anforderungen an Akten und Datenträger gehören als eigene, präzise Position in die Unterlagen, weil hier die Haftung des Auftraggebers berührt ist. Allgemeine Formulierungen wie „datenschutzgerecht“ helfen wenig. Besser ist eine konkrete Beschreibung des Verfahrens und des Nachweises.
Bewährte Anforderungen sind: Übergabe in verschlossenen Behältern am Arbeitsplatz, Transport ohne Lagerung dazwischen, physische Vernichtung mit Angabe der Sicherheitsstufe nach DIN 66399 für Papier und für jeden Datenträgertyp, Vernichtungszertifikat mit Datum, Menge und Verfahren. Wer Festplatten und SSDs zusätzlich in einer eigenen Liste mit Seriennummern dokumentiert haben möchte, sollte festlegen, wer diese Liste vor dem Verschließen der Behälter erstellt. Wir vernichten Akten und Datenträger grundsätzlich physisch nach der höchsten Sicherheitsstufe der DIN 66399; gelöscht wird bei uns nichts. Zum Vorgehen siehe unsere Seite zur Datenträgervernichtung.
Entsorgung, Verwertung und Nachweise
Legen Sie fest, welche Nachweise über Entsorgung und Verwertung am Ende vorliegen müssen. Für Elektroaltgeräte gilt das ElektroG, das eine Erfassung getrennt vom übrigen Abfall vorschreibt. Für gewerbliche Abfälle gilt die Gewerbeabfallverordnung mit ihrer Pflicht zur getrennten Sammlung. Viele Unternehmen brauchen die Angaben außerdem für ihren Nachhaltigkeitsbericht.
Wenn gut erhaltene Möbel gespendet werden sollen, gehört das als Wahlposition ins Verzeichnis. Dasselbe gilt für eine Wertanrechnung, die realistisch nur bei wirklich exklusiven Designermöbeln in Betracht kommt. Für übliche Büromöbel ist der Gebrauchtmarkt überfüllt; eine Position, die pauschal Erlöse für Standardmobiliar erwartet, führt zu unrealistischen Angeboten.
Termine, Arbeitszeiten und Etappen
Termine gehören als harte Vorgaben in die Ausschreibung: Beginn, spätestes Ende, Übergabetermin. Dazu kommen die zulässigen Arbeitszeiten. Darf nur abends gearbeitet werden, weil der Betrieb tagsüber läuft? Gibt es Ruhezeiten wegen anderer Mieter? Ist Wochenendarbeit erwünscht oder ausgeschlossen?
Bei einer Räumung in Etappen beschreiben Sie jede Etappe mit Fläche und Termin. Das erlaubt den Bietern, Personal und Fahrzeuge realistisch einzuplanen. Gleichzeitig wird klar, welche Zuschläge für Arbeit außerhalb der üblichen Zeiten anfallen, statt dass sie später als Überraschung auftauchen.
Abrechnung und Zahlungsbedingungen
Auch die gewünschte Abrechnung sollte vorab feststehen. Üblich sind Positionen mit Pauschalen oder Einheitspreisen, bei Mengenunsicherheit auch Bedarfspositionen mit Einheitspreis. Bei großen Objekten bietet sich eine Abrechnung in Teilabschnitten an, etwa je Etage oder je Gebäudeteil.
Bei uns erhalten Sie nach der kostenlosen Besichtigung einen schriftlichen Festpreis für den vereinbarten Umfang, mit allen Positionen. Bezahlt wird bei Abnahme; große Objekte rechnen wir in Teilabschnitten ab. Wenn Ihr Leistungsverzeichnis eine bestimmte Gliederung vorgibt, folgen wir ihr, damit Ihr Einkauf die Angebote direkt nebeneinanderlegen kann.
Häufige Lücken in der Ausschreibung
Die meisten Nachträge entstehen aus wenigen, immer gleichen Lücken. Wer sie kennt, kann sie vor dem Versand schließen.
- Keller, Tiefgarage und Außenlager fehlen in der Flächenangabe
- Der Übergabezustand ist nicht beschrieben, besonders beim Bodenbelag
- Leasinggeräte sind nicht gekennzeichnet und werden mitkalkuliert
- Sonderabfälle wie Leuchtstoffröhren, Akkus aus der USV oder Tonerkartuschen sind nicht erwähnt
- Die Halteverbotszone ist keiner Seite zugeordnet
- Die Form des Vernichtungsnachweises ist offen
Eine kurze Prüfung durch Facility Management, IT und Datenschutz vor dem Versand schließt die meisten dieser Lücken. Ergänzend hilft unsere Checkliste zum Ablauf.
Bewertung der Angebote vorbereiten
Schon beim Erstellen der Unterlagen sollten Sie festlegen, nach welchen Kriterien Sie bewerten. Der Preis ist ein Kriterium, aber selten das einzige. Termintreue, Kapazität, das Verfahren für Akten und Datenträger und die Qualität der Nachweise wiegen bei einer Büroauflösung oft schwerer als eine Differenz im Angebot.
Legen Sie die Gewichtung schriftlich fest, bevor die Angebote eintreffen. Das schützt vor nachträglicher Rechtfertigung und macht die Entscheidung gegenüber Geschäftsführung, Revision oder Aufsichtsgremium nachvollziehbar. Wie man Angebote dann konkret Position für Position vergleicht, behandelt ein eigener Beitrag in diesem Blog.
Welche Leistungen passen zu diesem Thema?
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Eine Büroauflösung betrifft meist mehrere Leute: Geschäftsführung, Office-Management, IT, Vermieter. Schicken Sie diese Seite einfach weiter.
Wer ist Ihr Ansprechpartner?
Schnell Büroauflösungen Stuttgart e.K., Böblinger Straße 111, 70199 Stuttgart. Wir lösen Büros, Praxen, Firmen und ganze Bürogebäude in Stuttgart und der Region auf, mit eigenem Team von über 50 Mitarbeitern. Besichtigung und Angebot kosten Sie 0 €.
Gut zu wissen: Vor jeder Aktenvernichtung gelten die Aufbewahrungsfristen, für Buchungsbelege 8 Jahre, für Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, für Geschäftsbriefe 6 Jahre.
Sie möchten die Räumung lieber abgeben?
Ein Anruf genügt für einen Termin vor Ort. Danach bekommen Sie ein schriftliches Angebot zum Festpreis, mit allen Positionen.
Häufige Fragen
Muss eine private Firma eine Büroauflösung ausschreiben?
Nein, eine Pflicht gibt es für private Unternehmen nicht. Ein Leistungsverzeichnis lohnt sich trotzdem, weil es Angebote vergleichbar macht und die interne Freigabe erleichtert. Öffentliche Auftraggeber müssen dagegen das Vergaberecht beachten.
Wie detailliert sollte ein Leistungsverzeichnis sein?
So detailliert, dass jeder Bieter dieselbe Leistung kalkuliert. Objektdaten, Leistungspositionen, Übergabezustand, Datenschutz, Nachweise und Termine sind das Minimum. Eine Inventarliste ist hilfreich, aber keine Voraussetzung, wenn eine Besichtigung stattfindet.
Gehört eine Besichtigung zur Ausschreibung?
Ja. Ein gemeinsamer Besichtigungstermin für alle Bieter sorgt für gleiche Informationen. Bei uns ist die Besichtigung kostenlos, ebenso das schriftliche Festpreisangebot.
Wie formuliere ich die Anforderungen an die Aktenvernichtung?
Konkret: verschlossene Behälter, Transport ohne Lagerung dazwischen, physische Vernichtung mit Angabe der Sicherheitsstufe nach DIN 66399, Vernichtungszertifikat. Allgemeine Begriffe ohne Verfahren und Nachweis lassen zu viel Spielraum.
Sollte die Wertanrechnung von Möbeln Teil des Leistungsverzeichnisses sein?
Nur als Wahlposition und nur, wenn wirklich exklusive Designermöbel vorhanden sind. Für übliche Büromöbel gibt es kaum Nachfrage. Eine pauschale Erwartung von Erlösen führt eher zu unrealistischen Angeboten.
Was tun, wenn sich die Mengen nicht genau bestimmen lassen?
Arbeiten Sie mit Bedarfspositionen und Einheitspreisen, etwa je Kubikmeter Archivgut oder je Behälter für Akten. So bleibt das Angebot vergleichbar, auch wenn die endgültige Menge erst bei der Räumung feststeht.
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Unsere Büroauflösung Stuttgart deckt alle 23 Bezirke ab. Jede Lage hat ihre Eigenheiten: Lieferzeiten in der City, Treppenhäuser im Altbau, Lastenaufzüge im Bürohochhaus, Gewerbehallen am Neckar. Auf den Bezirksseiten steht, worauf es dort ankommt.
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