Büromöbel an gemeinnützige Vereine geben: So läuft es ab

Welche Möbel sich zum Spenden eignen

Gefragt sind solide, saubere und vollständige Möbel, die ohne Reparatur nutzbar sind. Vereine arbeiten oft mit wenig Budget und viel ehrenamtlicher Zeit. Ein Stuhl, der erst repariert werden muss, hilft ihnen nicht.

Wer Büromöbel spenden will, sollte ehrlich auf den Zustand schauen. Ein guter Test: Würden Sie das Stück in einem neuen Besprechungsraum Ihrer eigenen Firma aufstellen? Wenn nicht, ist es meist kein Kandidat für die Weitergabe.

Große Stückzahlen gleicher Möbel sind eine Herausforderung. Ein Verein nimmt vielleicht sechs Stühle, aber nicht sechzig. Bei großen Objekten wird die Weitergabe deshalb auf mehrere Einrichtungen verteilt.

Büromöbel spenden: der Ablauf in fünf Schritten

Die Weitergabe läuft am besten als fester Teil der Räumung, nicht als Nebenprojekt. So gehen wir vor:

• Bei der kostenlosen Besichtigung markieren wir mit Ihnen, welche Möbel für eine Weitergabe infrage kommen.
• Sie entscheiden, ob Sie eigene Wunschempfänger haben, etwa einen Verein, den Ihr Unternehmen ohnehin unterstützt.
• Die ausgewählten Stücke werden bei der Räumung separat behandelt, geschützt transportiert und nicht mit dem Recyclingmaterial vermischt.
• Die Möbel gehen kostenlos an die gemeinnützigen Einrichtungen.
• Was nicht vermittelt werden kann, wird sortenrein getrennt und recycelt.

Im schriftlichen Festpreisangebot ist die Weitergabe als eigener Punkt beschrieben. So sehen Sie, wie viel des Inventars voraussichtlich weitergegeben und wie viel recycelt wird.

Vorher: Möbel leeren und neutralisieren

Bevor Sie Büromöbel spenden, müssen sie leer und frei von Firmenbezug sein. Das betrifft vor allem Schränke, Rollcontainer und Schreibtischschubladen. Jedes vergessene Blatt Papier kann personenbezogene Daten enthalten.

Wir prüfen Schränke und Container vor der Weitergabe. Gefundene Unterlagen kommen in die verschlossenen Behälter und gehen direkt in die Vernichtung nach höchster Stufe der DIN 66399. Ebenso sinnvoll ist es, Inventaraufkleber, Namensschilder und Logos zu entfernen. Manche Unternehmen möchten nicht, dass ihr Markenzeichen an Möbeln in fremden Räumen klebt. Andere stört das nicht. Entscheiden Sie das vorab, dann richten wir uns danach.

Schlüssel gehören zum Möbelstück. Ein Aktenschrank ohne Schlüssel ist für einen Verein nur eingeschränkt brauchbar. Sammeln Sie Schlüssel daher früh und kleben Sie sie mit Klebeband an das jeweilige Stück.

Was Vereine wirklich brauchen

Vereine brauchen planbare Termine, passende Mengen und Möbel, die durch ihre Türen passen. Viele gemeinnützige Einrichtungen nutzen Räume in Gemeindehäusern, Schulen oder Kellern. Ein Chefschreibtisch mit zwei Metern Breite passt dort selten hinein.

Hilfreich sind deshalb Angaben zu Maßen und Gewicht. Ebenso wichtig ist die Frage, ob Möbel zerlegt oder montiert übergeben werden. Ein Regal, das zerlegt ankommt, aber keine Aufbauanleitung hat, wird zum Puzzle. Wir übergeben Möbel deshalb möglichst montiert oder mit gekennzeichneten Teilen.

Und schließlich: Vereine haben oft keine eigenen Fahrzeuge oder Helfer für schwere Stücke. Die Weitergabe gelingt dann, wenn der Transport mitgedacht ist und nicht an der Treppe des Vereinsheims endet.

Grenzen der Weitergabe

Nicht alles, was noch gut aussieht, findet einen Abnehmer. Das ist keine Frage des guten Willens, sondern der Nachfrage. Gerade bei großen Bürokomplexen übersteigt das Angebot an gut erhaltenen Standardmöbeln die Aufnahmefähigkeit der Vereine in der Region.

Deshalb ist die Weitergabe ein Baustein, nicht die ganze Lösung. Was nicht vermittelt wird, trennen wir nach Holz, Metall, Kunststoff, Glas und Textil. So wird auch aus dem Rest ein Rohstoff. Dieser Weg ist ehrlicher als das Versprechen, alles werde wiederverwendet.

Ein Verkauf ist für Standardmöbel keine Alternative. Der Gebrauchtmarkt ist überfüllt, Erlöse lassen sich nur bei wirklich exklusiven Designermöbeln erzielen. Mehr dazu im Ratgeber zu Büromöbeln.

Zeitplan: Wann die Möbelabgabe in die Räumung passt

Die Weitergabe gehört an den Anfang der Räumung, nicht ans Ende. Möbel, die gespendet werden sollen, müssen vor dem allgemeinen Abbau ausgesondert sein. Sonst landen sie im Gedränge der letzten Tage doch im Recyclingmaterial.

Bewährt hat sich folgende Reihenfolge: Zuerst wird festgelegt, was das Unternehmen selbst weiter nutzt. Dann wird markiert, was weitergegeben werden soll. Danach werden Schränke und Container geleert und geprüft. Erst dann beginnt die eigentliche Räumung, bei der die markierten Stücke getrennt geladen werden.

Bei Räumungen im laufenden Betrieb kann die Weitergabe auch etappenweise erfolgen. Wenn eine Etage frei wird, gehen deren gut erhaltene Möbel zuerst raus. Das entlastet die Fläche und gibt den Vereinen Zeit, Platz zu schaffen. Wer Büromöbel spenden will, gewinnt mit diesem Vorgehen mehr als mit einer einzigen großen Aktion am letzten Tag.

Steuerliche Fragen bei Sachspenden

Ob und wie eine Sachspende steuerlich wirkt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung. Bei Möbeln aus dem Betriebsvermögen stellen sich Fragen zur Entnahme, zum Buchwert und zur Umsatzsteuer. Die Antworten hängen vom Einzelfall ab, etwa davon, ob die Möbel bereits vollständig abgeschrieben sind.

Eine Zuwendungsbestätigung stellt der empfangende Verein aus, nicht der Dienstleister. Wenn Sie eine solche Bestätigung benötigen, sprechen Sie das vor der Weitergabe an. Dann kann geklärt werden, ob und in welcher Form der Verein sie ausstellt. Für die Dokumentation halten wir fest, welche Möbel an welche Einrichtung gegangen sind.

Spenden als Teil der Nachhaltigkeitsstrategie

Für viele Unternehmen ist die Weitergabe an Vereine auch ein Teil der eigenen Nachhaltigkeitskommunikation. Das ist legitim, solange es ehrlich bleibt. Eine Aussage wie „Wir haben unsere Büromöbel gespendet“ trägt nur, wenn ein relevanter Anteil tatsächlich weitergegeben wurde.

Wer intern oder im Nachhaltigkeitsbericht darüber berichten möchte, braucht deshalb belastbare Zahlen. Sprechen Sie bei der Besichtigung an, in welcher Form Sie die Angaben benötigen. Den Gesamtrahmen beschreibt unser Beitrag zur nachhaltigen Büroauflösung. Unsere Leistungen für Unternehmen finden Sie unter Firmenauflösung.

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