Drucker, Kopierer, Telefonanlage: die vergessenen Datenträger im Büro

Warum versteckte Datenträger ein Risiko sind

Versteckte Datenträger im Büro sind riskant, weil niemand sie als Datenträger wahrnimmt. Ein Kopierer gilt als Bürotechnik, nicht als Speichermedium. Er wird nicht im Löschkonzept geführt, nicht von der IT inventarisiert und bei der Büroauflösung wie ein Möbelstück behandelt.

Dabei enthalten gerade diese Geräte oft besonders sensible Daten. Über einen Multifunktionsdrucker laufen Gehaltsabrechnungen, Verträge, Personalunterlagen und Kundenkorrespondenz. Eine Telefonanlage kennt jeden Gesprächspartner der letzten Jahre. Wer diese Datenträger im Büro übersieht und die Geräte ohne Vernichtung entsorgt, gibt Informationen aus der Hand, die mit einigem technischem Aufwand wieder lesbar sind.

Multifunktionsdrucker und Kopierer

Viele Multifunktionsdrucker und Kopierer im gewerblichen Einsatz haben eine eingebaute Festplatte oder einen Flash-Speicher. Dort liegen Druckaufträge, gescannte Dokumente, Faxe, Adressbücher und je nach Konfiguration auch Zugangsdaten für E-Mail-Server oder Netzwerkordner.

Moderne Geräte bieten Funktionen zum Überschreiben der Daten. Ob sie aktiviert waren und vollständig gewirkt haben, ist im Nachhinein schwer zu prüfen. Bei geleasten Geräten kommt hinzu, dass sie an den Leasinggeber zurückgehen. Klären Sie mit ihm, ob die Festplatte ausgebaut und vernichtet werden darf oder wie er die Daten behandelt. Bei eigenen Geräten, die entsorgt werden, bauen wir den Datenträger aus und vernichten ihn physisch; das Gerät selbst wird nach ElektroG entsorgt.

Telefonanlage und Endgeräte

Eine Telefonanlage speichert mehr, als man ihr zutraut: Anruflisten, Kontaktverzeichnisse, Sprachnachrichten, Konfigurationen mit Durchwahlen und Namen. Bei älteren Anlagen sitzen diese Daten auf Speicherkarten oder Festplatten im Anlagenschrank, bei neueren teilweise auf einem Server oder in der Cloud.

Auch IP-Telefone auf den Schreibtischen speichern Kontakte und Anruflisten. Bei einer Büroauflösung mit Hunderten Arbeitsplätzen kommt so eine erhebliche Menge zusammen. Klären Sie mit Ihrem Telekommunikationsdienstleister, welche Daten wo liegen. Speicherkarten und Festplatten aus der Anlage gehören in den verschlossenen Behälter mit den übrigen Datenträgern. Daten, die bei einem externen Anbieter liegen, müssen dort gesondert gelöscht werden; das ist Teil Ihres Vertragsverhältnisses mit dem Anbieter.

Netzwerktechnik: Router, Firewalls, Switches

Router, Firewalls und verwaltete Switches enthalten Konfigurationen, die für Angreifer wertvoll sind: Zugangsdaten für VPN-Verbindungen, Passwörter, Netzwerkpläne, Zertifikate. Auch wenn darauf keine Kundendaten liegen, sind diese Informationen ein Sicherheitsrisiko, solange das Unternehmen an anderer Stelle weiterarbeitet.

Ihre IT sollte vor der Abschaltung prüfen, welche Zugangsdaten auf den Geräten gespeichert sind, und diese an den verbleibenden Systemen ändern. Die Geräte selbst haben meist Flash-Speicher, die sich nicht einfach ausbauen lassen. Wir behandeln sie deshalb als Datenträger und vernichten sie physisch, statt sie als gewöhnlichen Elektroschrott zu behandeln.

Weitere Geräte mit Speicher im Überblick

Die folgende Übersicht hilft, die Datenträger im Büro zu erfassen. Sie erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, deckt aber die häufigsten Fälle ab.

Videoüberwachung und Zeiterfassung

Videorekorder von Überwachungsanlagen und Terminals der Zeiterfassung speichern Daten über Mitarbeiter und Besucher, die datenschutzrechtlich besonders heikel sind. Aufnahmen zeigen Personen, die Zeiterfassung dokumentiert Anwesenheiten über Jahre.

Diese Geräte hängen oft an der Wand oder stehen in Technikräumen und werden bei der Räumung leicht übersehen. Manchmal gehören sie auch dem Vermieter oder einem Dienstleister. Klären Sie die Eigentumsverhältnisse früh. Was Ihrem Unternehmen gehört und entsorgt wird, gehört samt Datenträger in die Vernichtung. Was dem Vermieter gehört, bleibt; dann sollten Sie mit ihm abstimmen, wie Ihre Daten darauf gelöscht werden.

Datenträger im Büro systematisch erfassen

Am zuverlässigsten werden Datenträger im Büro mit einem Rundgang erfasst, bei dem jede Räumlichkeit gezielt nach Geräten mit Speicher abgesucht wird. Gehen Sie dabei auch in Technikräume, Kopierräume, Empfangsbereiche, Konferenzräume und Lager.

• Liste aller Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte mit Eigentümer
• Standort der Telefonanlage und Zahl der Endgeräte
• Netzwerkschränke mit Routern, Firewalls, Switches
• Rekorder der Videoüberwachung, Terminals der Zeiterfassung
• Schubladen und Schränke nach USB-Sticks, Speicherkarten, CDs, Bändern
• Diensthandys und Tablets, die zurückgegeben wurden

Bei der Besichtigung achten wir gezielt auf solche Geräte und weisen Sie darauf hin. Die Entscheidung über Rückgabe, Löschung beim Anbieter oder Vernichtung trifft Ihr Unternehmen.

Wer im Unternehmen zuständig ist

Für die Datenträger im Büro ist meist niemand ausdrücklich zuständig, und genau das ist das Problem. Die IT betreut Rechner und Server, das Facility Management die Bürotechnik, der Einkauf die Leasingverträge, ein externer Dienstleister die Telefonanlage. Jeder kennt einen Teil, niemand das Ganze.

Bei einer Büroauflösung sollte deshalb eine Person benannt werden, die alle Geräte mit Speicher zusammenführt. Häufig übernimmt das die IT, weil sie technisch beurteilen kann, wo Daten liegen. Der Datenschutzbeauftragte prüft das Ergebnis und entscheidet, wie mit Grenzfällen umzugehen ist, etwa mit Geräten, die dem Vermieter gehören. Wichtig ist, dass diese Liste vor dem ersten Räumungstag fertig ist. Geräte, die erst während der Räumung auffallen, werden sonst unter Zeitdruck behandelt, und dann steigt das Risiko von Fehlern.

Wie die Vernichtung abläuft

Alle erfassten Datenträger im Büro kommen in verschlossene Behälter, gemeinsam mit Festplatten aus Rechnern und Akten. Wo sich der Datenträger nicht ausbauen lässt, wird das Gerät als Ganzes behandelt. Wir holen die Behälter ab und vernichten den Inhalt direkt physisch nach der höchsten Sicherheitsstufe der DIN 66399. Eine Lagerung dazwischen gibt es nicht, ebenso wenig einen Zugriff Dritter.

Sie erhalten ein Vernichtungszertifikat, das die Materialarten nennt. Die Geräte ohne Datenträger werden getrennt erfasst und nach ElektroG entsorgt. So sind beide Pflichten erfüllt: der Schutz der Daten und die ordnungsgemäße Entsorgung der Elektroaltgeräte. Mehr dazu unter Datenträgervernichtung und IT-Entsorgung.

Welche Leistungen passen zu diesem Thema?

• Datenträgervernichtung im Überblick
• IT-Entsorgung im Überblick
• Aktenvernichtung im Überblick

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