Desk-Sharing und hybride Arbeit: Überzählige Arbeitsplätze abbauen

Zuerst das Flächenkonzept, dann der Abbau

Der Abbau beginnt erst, wenn feststeht, wie die Fläche künftig genutzt wird. Desk-Sharing bedeutet selten bloß weniger Schreibtische. Meist entstehen neue Zonen: Besprechungsräume, Rückzugsorte, Telefonboxen, offene Kommunikationsflächen. Welche Möbel dafür weiter gebraucht werden, entscheidet über den Umfang der Räumung.

Ein häufiger Fehler ist es, mit dem Abbau zu beginnen, bevor das Konzept steht. Dann werden Schränke entsorgt, die später als Lockerersatz gefehlt hätten, oder Tische abgebaut, die im neuen Projektbereich gebraucht würden. Ein abgestimmter Flächenplan mit Möbelliste spart solche Umwege.

Mitbestimmung und Kommunikation

Wer Arbeitsplätze verändert, muss in Betrieben mit Betriebsrat diesen rechtzeitig einbinden. Nach § 90 BetrVG hat der Betriebsrat Unterrichtungs- und Beratungsrechte bei der Planung von Arbeitsräumen und Arbeitsplätzen. Je nach Ausgestaltung des Desk-Sharing können weitere Mitbestimmungsrechte berührt sein, das klärt Ihre Personal- oder Rechtsabteilung.

Ebenso wichtig ist die Kommunikation an die Mitarbeiter. Wer seinen festen Schreibtisch verliert, möchte wissen, wann er seine Sachen packen muss, wo sie hinkommen und was mit dem Rollcontainer passiert. Eine klare Ansage mit Termin verhindert, dass am Räumungstag noch persönliche Gegenstände in den Schubladen liegen.

Rollcontainer und Schränke: der heikle Teil beim Desk-Sharing

Beim Desk-Sharing verschwinden die persönlichen Ablagen, und mit ihnen ein großes Datenrisiko. Rollcontainer und Schränke enthalten oft jahrelang gesammelte Unterlagen: Notizen, Ausdrucke, Kundenkorrespondenz, gelegentlich Personalunterlagen. Diese Papiere dürfen nicht im Altpapier landen.

• Mitarbeiter rechtzeitig auffordern, persönliche Gegenstände mitzunehmen
• Für Unterlagen verschlossene Sammelbehälter auf jeder Etage bereitstellen
• Schubladen und Fächer vor dem Abbau kontrollieren
• Schlüssel zu Containern und Schränken einsammeln

Wir stellen die verschlossenen Behälter, holen sie ab und vernichten den Inhalt direkt nach der höchsten Sicherheitsstufe der DIN 66399. Sie erhalten ein Vernichtungszertifikat. Mehr unter Aktenvernichtung.

Abbau im laufenden Betrieb

Desk-Sharing wird fast immer bei laufendem Betrieb eingeführt. Der Abbau muss deshalb so organisiert sein, dass die verbleibenden Arbeitsplätze ungestört bleiben. Wir arbeiten dafür abends, nachts oder am Wochenende und räumen abschnittsweise.

Ein bewährtes Vorgehen ist der Abbau in Zonen. Eine Zone wird gesperrt, geräumt, gereinigt und für die neue Nutzung freigegeben. Erst dann folgt die nächste. So bleibt der Großteil der Fläche nutzbar, und Lärm und Staub konzentrieren sich auf einen Bereich. Fluchtwege bleiben frei, Aufzüge werden außerhalb der Stoßzeiten genutzt.

Was mit den Möbeln passiert

Überzählige Möbel aus dem Desk-Sharing sind meist Standardmöbel in gutem Zustand. Das macht ihre Weiterverwendung einfacher als bei verschlissenem Mobiliar, aber nicht lukrativ. Der Gebrauchtmarkt ist überfüllt, ein Verkauf lohnt sich nur bei wirklich exklusiven Designermöbeln.

Der erste Weg ist die interne Weiterverwendung. Vielleicht braucht ein anderer Standort Stühle, oder die neuen Projektflächen nutzen einen Teil der Tische. Der zweite Weg ist die kostenlose Weitergabe an gemeinnützige Vereine, die wir auf Wunsch übernehmen. Was danach bleibt, wird sortenrein getrennt und recycelt. Mehr dazu im Ratgeber zu Büromöbeln.

Technik: Monitore, Dockingstationen, Telefone

Mit den festen Plätzen fällt auch viel Technik weg. Zweitmonitore, Tischtelefone, Kabel, Dockingstationen und Arbeitsplatzdrucker werden beim Desk-Sharing oft nicht mehr in gleicher Zahl gebraucht. Ein Teil davon wird in der neuen Ausstattung weiter genutzt, der Rest muss raus.

Geleaste Geräte gehen an den Leasinggeber zurück, eigene Altgeräte nach ElektroG in die Verwertung. Rechner mit Datenträgern werden vorher entnommen. Festplatten und SSDs vernichten wir physisch, ohne Umweg und ohne Zugriff Dritter. Bei Tischtelefonen lohnt ein Blick auf gespeicherte Kontakte und Anruflisten. Mehr unter IT-Entsorgung.

Desk-Sharing als Anlass für eine Flächenreduzierung

Oft ist Desk-Sharing nur der erste Schritt. Wenn sich zeigt, dass die Fläche dauerhaft nicht gebraucht wird, folgt die Rückgabe ganzer Etagen. Dann wird aus der Teilräumung eine Büroauflösung mit Rückbau und Übergabe an den Vermieter.

Planen Sie diese Möglichkeit von Anfang an mit. Wenn Sie wissen, dass eine Etage in einem Jahr zurückgegeben wird, lohnt es sich nicht, sie aufwendig umzubauen. Und wenn die Rückgabe kommt, ist ein Teil der Arbeit schon erledigt. Mehr zum Ablauf unter Büroentrümpelung.

Akustik, Möblierung und das, was bleibt

Beim Desk-Sharing wird selten bloß entfernt, meist wird auch umgestellt. Schreibtischreihen weichen Sitzgruppen, Schränke weichen Lockern, und neue Akustikelemente kommen hinzu. Die Räumung ist dann Teil eines größeren Umbaus, und ihre Termine hängen an den Lieferterminen für neue Möbel.

Für die Planung heißt das: Erst wenn der Liefertermin der neuen Ausstattung feststeht, lässt sich sinnvoll festlegen, wann die alte raus muss. Zu frühes Räumen hinterlässt leere Flächen, auf denen niemand arbeiten kann. Zu spätes Räumen blockiert die Montage. Wir stimmen uns deshalb mit Ihrem Möbellieferanten oder Planer ab, damit Abbau und Neumontage zeitlich ineinandergreifen.

Trennwände, Schrankwände und Einbauten, die beim Umbau fallen, bauen wir auf Wunsch gleich mit zurück. Das Material wird sortenrein getrennt; Gipskarton, Metall und Glas werden getrennt verwertet. Bei Desk-Sharing-Projekten entsteht dabei oft mehr Rückbaumaterial als erwartet, weil frühere Einzelbüros zu offenen Flächen werden. Planen Sie dafür genügend Zeit und ausreichend Containerstellplätze im Hof oder an der Straße ein.

Die Kosten im Blick

Die Kosten für den Abbau hängen vor allem von Menge, Zugänglichkeit und Arbeitszeit ab. Arbeiten am Abend oder am Wochenende sind aufwendiger als tagsüber, ersparen aber Störungen im Betrieb. Etappenweises Arbeiten braucht mehr Anfahrten als ein einzelner Großeinsatz.

Nach der kostenlosen Besichtigung erhalten Sie einen schriftlichen Festpreis für den vereinbarten Umfang, mit allen Positionen. Dort sehen Sie, was Abbau, Abtransport, Aktenvernichtung und Recycling jeweils kosten. Bezahlt wird bei Abnahme, bei großen Projekten in Teilabschnitten, etwa je Zone oder Etage. So passt die Abrechnung zum Fortschritt.

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• Büroentrümpelung im Überblick
• Aktenvernichtung im Überblick
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