Unterlagen scannen und vernichten: Was die GoBD erlauben
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Vor einer Büroauflösung stellt sich in vielen Unternehmen die Frage, ob man die Archive einfach digitalisieren und das Papier vernichten kann. Ersetzendes Scannen ist steuerrechtlich grundsätzlich zulässig. Es hat aber Voraussetzungen, und für einige Unterlagen gilt es nicht.
Stand: 04.11.2026
Kurz gesagt: Die GoBD erlauben, Papierbelege zu scannen und die Originale anschließend zu vernichten, wenn das Verfahren dokumentiert ist, die Scans vollständig, lesbar und unveränderbar archiviert werden und keine anderen Vorschriften das Original verlangen. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen müssen im Original aufbewahrt werden. Für Verträge und Urkunden spricht der Beweiswert oft für das Papier.
Was ersetzendes Scannen bedeutet
Ersetzendes Scannen bedeutet, dass ein Papierdokument digitalisiert und das Original danach vernichtet wird; der Scan ersetzt das Papier für die Aufbewahrung. Das unterscheidet es vom bloßen Scannen für den Arbeitsalltag, bei dem das Papier im Archiv bleibt.
Für eine Büroauflösung ist der Unterschied erheblich. Ein Archiv mit Hunderten Ordnern kostet am neuen Standort Platz und Miete. Ersetzendes Scannen kann dieses Volumen deutlich verringern. Allerdings verschiebt es die Aufbewahrungspflicht nur vom Papier auf die Datei: Die Scans müssen für die volle Restlaufzeit der Frist verfügbar, lesbar und prüfbar bleiben. Ein Projekt, das kurz vor dem Auszug beginnt, gerät deshalb leicht unter Zeitdruck.
Die rechtliche Grundlage in Abgabenordnung, HGB und GoBD
Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch erlauben, die meisten aufbewahrungspflichtigen Unterlagen als Wiedergabe auf einem Bildträger oder einem anderen Datenträger aufzubewahren. Ausgenommen sind Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen; steuerlich kommen bestimmte Zollunterlagen hinzu, soweit sie amtliche Urkunden sind. Diese Unterlagen müssen im Original erhalten bleiben.
Wie das digitale Aufbewahren im Einzelnen auszusehen hat, beschreibt die Finanzverwaltung in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Sie behandeln das ersetzende Scannen ausdrücklich. Danach dürfen Papierbelege nach der bildlichen Erfassung vernichtet werden, soweit sie nicht nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufzubewahren sind. Maßgeblich ist jeweils die aktuell gültige Fassung; stimmen Sie Details mit Ihrer Steuerberatung ab.
Die Voraussetzungen für ersetzendes Scannen
Ersetzendes Scannen ist nur zulässig, wenn das Verfahren bestimmte Anforderungen erfüllt. Die GoBD verlangen im Kern, dass die digitale Kopie dem Original bildlich entspricht, vollständig ist und nachträglich nicht unbemerkt verändert werden kann.
- Eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wer wann wie scannt
- Bildliche Übereinstimmung mit dem Original, vollständig und lesbar
- Zeitnahe Erfassung, keine Lücken zwischen Papier und Scan
- Unveränderbare Archivierung mit Protokollierung von Änderungen
- Maschinelle Auswertbarkeit, soweit das Original sie zuließ
- Verfügbarkeit für die gesamte Aufbewahrungsfrist, auch nach Systemwechseln
Als Orientierung für die technische Umsetzung dient vielen Unternehmen die Technische Richtlinie zum ersetzenden Scannen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik, bekannt als TR-RESISCAN.
Die Verfahrensdokumentation
Ohne Verfahrensdokumentation ist ersetzendes Scannen steuerlich angreifbar. Sie beschreibt den Prozess so, dass ein sachverständiger Dritter ihn in angemessener Zeit nachvollziehen kann: Welche Unterlagen werden gescannt, wer ist berechtigt, mit welchem Gerät und welcher Auflösung wird gescannt, wie wird geprüft, wie archiviert, wann vernichtet.
Für ein einmaliges Projekt vor einer Büroauflösung reicht eine schlanke, aber vollständige Dokumentation. Entscheidend ist, dass sie vor Beginn der Arbeiten steht und dass die tatsächliche Arbeit ihr entspricht. Eine nachträglich geschriebene Dokumentation, die einen idealisierten Ablauf beschreibt, hilft bei einer Außenprüfung wenig. Viele Unternehmen lassen die Dokumentation von ihrer Steuerberatung prüfen, bevor sie mit dem Scannen beginnen.
Welche Unterlagen im Original bleiben sollten
Neben den gesetzlichen Ausnahmen gibt es Unterlagen, die Sie aus praktischen Gründen im Original behalten sollten. Ein Scan hat vor Gericht in der Regel einen geringeren Beweiswert als ein unterschriebenes Original.
| Unterlage | Original behalten? | Grund |
|---|---|---|
| Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen | ja | gesetzlich vorgeschrieben |
| Notarielle Urkunden, Grundbuchauszüge | ja | Beweiswert, oft nicht ersetzbar |
| Verträge mit Unterschrift, Bürgschaften | empfehlenswert | Beweiswert im Streitfall |
| Eingangsrechnungen, Kontoauszüge | meist nicht nötig | Scan nach GoBD ausreichend |
| Lieferscheine, Korrespondenz | meist nicht nötig | Scan nach GoBD ausreichend |
Die Grenze zwischen empfehlenswert und nötig hängt vom Einzelfall ab. Ihre Rechtsabteilung oder Kanzlei kann für Ihr Unternehmen festlegen, welche Unterlagen unabhängig von den GoBD im Original bleiben.
Elektronische Rechnungen bleiben im Originalformat
Elektronische Rechnungen müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie eingegangen sind; ersetzendes Scannen spielt hier keine Rolle. Seit der schrittweisen Einführung der E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen betrifft das einen wachsenden Teil der Belege.
Für die Büroauflösung bedeutet das: Ausdrucke elektronischer Rechnungen, die in Ordnern abgeheftet wurden, sind nicht das Original. Maßgeblich ist die Datei im Archivsystem. Die Ausdrucke können vernichtet werden, sobald sichergestellt ist, dass die elektronischen Originale vollständig und auffindbar archiviert sind. Klären Sie das mit Ihrer Buchhaltung, bevor die Ordner in die Vernichtung gehen.
Vom Scan zur Vernichtung: der Ablauf
Die Vernichtung der Originale ist der letzte Schritt und sollte erst erfolgen, wenn die Scans geprüft und revisionssicher archiviert sind. Ein bewährter Ablauf sieht so aus: Unterlagen sichten und trennen, scannen, Qualität und Vollständigkeit prüfen, archivieren, Prüfung dokumentieren, Originale freigeben, Originale vernichten.
Zwischen Archivierung und Vernichtung kann eine kurze Wartezeit sinnvoll sein, in der Stichproben aus dem Archiv abgerufen werden. So zeigt sich, ob alles auffindbar ist. Die freigegebenen Originale kommen dann in verschlossene Behälter. Wir holen sie ab und vernichten sie direkt physisch nach der höchsten Sicherheitsstufe der DIN 66399, mit Vernichtungszertifikat. Mehr dazu auf unserer Seite zur Aktenvernichtung.
Wer die Digitalisierung übernimmt
Ersetzendes Scannen kann im eigenen Haus oder durch einen spezialisierten Scandienstleister erfolgen. Entscheidend ist in beiden Fällen, dass das Verfahren der Dokumentation entspricht und dass die Verantwortung für die steuerliche Ordnungsmäßigkeit beim Unternehmen bleibt. Wer einen Dienstleister einsetzt, sollte dessen Ablauf in die eigene Verfahrensdokumentation übernehmen und die Qualität durch Stichproben prüfen.
Bei großen Archiven lohnt ein Blick auf die Zusammensetzung. Oft ist nur ein Teil der Ordner wirklich scanwürdig. Der Rest hat entweder eine kurze Restlaufzeit oder ist schon abgelaufen und kann direkt vernichtet werden. Eine Sichtung vor der Vergabe senkt die Kosten des Scanprojekts erheblich und verkürzt die Zeit bis zur Räumung.
Lohnt sich die Digitalisierung vor dem Umzug?
Ob sich ersetzendes Scannen vor einer Büroauflösung lohnt, hängt vor allem von der Restlaufzeit der Fristen ab. Unterlagen, deren Frist in einem oder zwei Jahren abläuft, rechtfertigen den Aufwand selten. Sie lassen sich kostengünstiger im Original einlagern oder mitnehmen und danach vernichten.
Bei Unterlagen mit langer Restlaufzeit oder bei sehr großen Archiven sieht die Rechnung anders aus. Hier kann ersetzendes Scannen Flächen am neuen Standort sparen und die Arbeit mit den Unterlagen erleichtern. Wichtig ist eine realistische Zeitplanung: Ein Scanprojekt mit sauberer Verfahrensdokumentation braucht Vorlauf und sollte nicht in die letzten Wochen vor der Übergabe fallen. Was gar nicht mehr aufbewahrt werden muss, gehört direkt in die Vernichtung; welche Fristen gelten, zeigt unser Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen.
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Gut zu wissen: Vor jeder Aktenvernichtung gelten die Aufbewahrungsfristen, für Buchungsbelege 8 Jahre, für Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, für Geschäftsbriefe 6 Jahre.
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Häufige Fragen
Darf ich Belege nach dem Scannen vernichten?
Grundsätzlich ja, wenn das Verfahren den GoBD entspricht, dokumentiert ist und keine andere Vorschrift das Original verlangt. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen müssen im Original bleiben.
Brauche ich für ersetzendes Scannen eine Verfahrensdokumentation?
Ja. Sie beschreibt, wer wann wie scannt, prüft, archiviert und vernichtet. Ohne sie ist das Verfahren bei einer Außenprüfung angreifbar.
Welche Unterlagen sollte ich trotz Scan im Original behalten?
Neben den gesetzlichen Ausnahmen vor allem Unterlagen mit hohem Beweiswert, etwa notarielle Urkunden, unterschriebene Verträge und Bürgschaften. Legen Sie die Liste mit Ihrer Rechtsabteilung fest.
Wie lange muss ich die Scans aufbewahren?
Für die volle Restlaufzeit der ursprünglichen Frist. Die Scans müssen in dieser Zeit lesbar, unverändert und für die Finanzverwaltung auswertbar bleiben, auch nach einem Wechsel des Archivsystems.
Gilt das ersetzende Scannen auch für E-Rechnungen?
Nein, E-Rechnungen sind bereits elektronisch und werden in ihrem Eingangsformat aufbewahrt. Ausdrucke davon sind kein Original und können vernichtet werden, sobald die Dateien sicher archiviert sind.
Wie werden die Originale nach dem Scannen vernichtet?
In verschlossenen Behältern abgeholt und direkt physisch vernichtet, bei uns nach der höchsten Sicherheitsstufe der DIN 66399 und mit Vernichtungszertifikat, das Sie zur Verfahrensdokumentation legen können.
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Unsere Büroauflösung Stuttgart deckt alle 23 Bezirke ab. Jede Lage hat ihre Eigenheiten: Lieferzeiten in der City, Treppenhäuser im Altbau, Lastenaufzüge im Bürohochhaus, Gewerbehallen am Neckar. Auf den Bezirksseiten steht, worauf es dort ankommt.
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