Abstimmung mit Hausverwaltung und Sicherheitsdienst: Schlüssel, Zugänge, Hausordnung
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Bei einer Büroauflösung in einem Gebäude mit mehreren Mietern entscheidet die Hausverwaltung mit, wann und wie geräumt werden kann. Sie verwaltet Aufzug, Zufahrt und Hausordnung, und der Sicherheitsdienst kontrolliert den Zugang außerhalb der Geschäftszeiten. Wer beide früh einbindet, vermeidet Stillstand am Räumungstag. Schlüssel, Zugänge und Hausordnung klären wir vor dem ersten Räumungstag.
Stand: 04.11.2026
Kurz gesagt: Stimmen Sie mit der Hausverwaltung vor Beginn Aufzugszeiten, Zufahrt, Hausordnung, Schutz der Gemeinschaftsflächen und die Dokumentation von Vorschäden ab. Mit dem Sicherheitsdienst regeln Sie Schlüssel, Zutrittskarten, Alarmanlage und die Anmeldung der Teams. Halten Sie alles schriftlich fest und benennen Sie auf beiden Seiten eine Ansprechperson.
Warum die Hausverwaltung früh ins Projekt gehört
Die Hausverwaltung gehört früh ins Projekt, weil sie über die Ressourcen verfügt, die eine Räumung braucht: Aufzug, Laderampe, Hof, Tiefgarage, Müllstandorte. In Gebäuden mit mehreren Mietern muss sie die Interessen aller ausgleichen. Wer erst kurz vor dem Termin anfragt, bekommt die Zeitfenster, die übrig sind.
Die Verwaltung ist außerdem diejenige, die bei der Übergabe genau hinschaut. Schäden an Gemeinschaftsflächen, Aufzügen oder Fassaden fallen auf den Mieter zurück. Eine gute Abstimmung vorab ist deshalb auch ein Schutz für Ihr Unternehmen. Bei größeren Objekten lohnt ein gemeinsamer Termin vor Ort, an dem Facility Management, Hausverwaltung und Räumungsbetrieb die Wege gemeinsam ablaufen.
Hausordnung und Nutzungszeiten
Die Hausordnung legt fest, wann Lärm, Anlieferung und Aufzugsnutzung erlaubt sind, und sie gilt auch für die Räumung. Viele Bürogebäude haben Ruhezeiten, eine Anlieferung nur zu bestimmten Stunden oder Regeln für die Nutzung des Lastenaufzugs. Bei gemischt genutzten Häusern mit Wohnungen kommen Nachtruhe und Sonntagsruhe hinzu.
- Zulässige Arbeitszeiten im Gebäude, besonders abends und am Wochenende
- Anlieferzeiten an Rampe und Hof
- Regeln für die Nutzung des Lastenaufzugs
- Abstellflächen für Material und Fahrzeuge auf dem Grundstück
- Rauchverbote, Brandschutzregeln, Umgang mit Feuerwehrzufahrten
Klären Sie schriftlich, welche Ausnahmen für die Räumung gelten. Wenn nachts gearbeitet werden soll, muss das vorher feststehen.
Aufzug, Zufahrt und Gemeinschaftsflächen
Für den Aufzug brauchen Sie eine verbindliche Reservierung mit Uhrzeit, für die Gemeinschaftsflächen einen vereinbarten Schutz. Die Verwaltung kann den Lastenaufzug für bestimmte Zeiten exklusiv freigeben, oft mit einem Schlüsselschalter, der das Anhalten auf anderen Etagen verhindert.
Wir schützen die Kabine mit Matten, polstern Türzargen und legen auf empfindlichen Böden im Foyer und in den Fluren Laufwege aus. Wenn das Gebäude eine Tiefgarage mit Zufahrt hat, klären wir die Durchfahrtshöhe vorab, damit kein Fahrzeug an der Einfahrt scheitert. Fehlt eine Rampe, ist eine Halteverbotszone vor dem Haus nötig, die in Stuttgart beim Amt für öffentliche Ordnung beantragt wird.
Vorschäden dokumentieren
Vor Beginn der Räumung sollten Hausverwaltung, Mieter und Räumungsbetrieb den Zustand der Wege gemeinsam festhalten. Das betrifft Aufzugskabine, Türen, Wände in Fluren und Treppenhäusern, Bodenbeläge im Foyer und die Zufahrt. Fotos mit Datum reichen in der Regel aus.
Diese Dokumentation verhindert Streit nach der Räumung. Ohne sie lässt sich ein Kratzer in der Aufzugstür nicht zuordnen, und im Zweifel trägt der Mieter die Kosten. Mit ihr ist klar, was vorher da war. Bei größeren Objekten führen wir diese Begehung standardmäßig gemeinsam durch.
Schlüssel und Zutrittskarten
Schlüssel und Zutrittskarten sollten nur gegen Protokoll übergeben werden, mit Datum, Anzahl und Unterschrift. Das gilt für die Übergabe an den Räumungsbetrieb ebenso wie für die spätere Rückgabe an die Hausverwaltung.
| Schritt | Inhalt | Verantwortlich |
|---|---|---|
| Bestandsaufnahme | Alle Schlüssel, Karten, Codes erfassen | Facility Management |
| Übergabe an den Räumungsbetrieb | Protokoll mit Anzahl und Bereichen | Facility Management, Teamleitung |
| Zeitliche Begrenzung | Karten nur für die Räumungszeit freischalten | Sicherheitsdienst oder Haustechnik |
| Rückgabe | Vollständigkeit prüfen, Protokoll gegenzeichnen | Facility Management |
| Übergabe an den Vermieter | Alle Schlüssel gemäß Mietvertrag | Facility Management |
Fehlende Schlüssel bei der Übergabe an den Vermieter können je nach Schließanlage erhebliche Kosten verursachen. Die Bestandsaufnahme lohnt sich deshalb schon zu Beginn des Projekts.
Sicherheitsdienst und Alarmanlage
Wenn außerhalb der Geschäftszeiten geräumt wird, muss der Sicherheitsdienst wissen, wer wann im Gebäude ist. Am einfachsten ist eine Liste mit Datum, Zeitfenster und Name der Teamleitung, die der Wachdienst vorab erhält. Die Teamleitung meldet sich bei Beginn und Ende jeder Schicht an und ab.
Die Alarmanlage ist ein eigener Punkt. Klären Sie, wer sie scharf und unscharf schaltet, ob einzelne Bereiche getrennt geschaltet werden können und wer bei einem Fehlalarm erreichbar ist. Ein Fehlalarm in der Nacht kostet Zeit, Nerven und unter Umständen eine Gebühr. Wenn eine Brandmeldeanlage wegen Staub bei Rückbauarbeiten betroffen sein könnte, entscheidet der Betreiber über Maßnahmen, nicht der Räumungsbetrieb.
Akten und Datenträger im Gebäude mit mehreren Mietern
In Gebäuden mit mehreren Mietern dürfen Akten und Datenträger nie unbeaufsichtigt in Fluren, Foyers oder an der Rampe stehen. Dort kommen Mitarbeiter anderer Firmen, Besucher und Dienstleister vorbei.
Deshalb packen wir Akten und Datenträger in Ihren Räumen in verschlossene Behälter und laden sie direkt in unser Fahrzeug. Von dort gehen sie ohne Lagerung dazwischen zur physischen Vernichtung nach der höchsten Sicherheitsstufe der DIN 66399, ohne Zugriff Dritter. Sie erhalten ein Vernichtungszertifikat. Für den Sicherheitsdienst ist wichtig zu wissen, dass diese Behälter nicht geöffnet werden. Mehr dazu auf der Seite zur Aktenvernichtung.
Andere Mieter und Nachbarn informieren
Andere Mieter sollten wissen, wann der Aufzug belegt ist und wann es lauter wird. Die Information läuft am besten über die Verwaltung, die ohnehin einen Verteiler für alle Mietparteien hat. Ein kurzer Aushang im Foyer und an den Aufzügen ergänzt das.
Gute Information verhindert Ärger. Wer weiß, dass der Lastenaufzug am Samstag von acht bis achtzehn Uhr belegt ist, plant seine eigene Anlieferung um. Wer nicht informiert ist, ruft bei der Verwaltung an und beschwert sich, und die Räumung gerät ins Stocken. Auch die Nachbarn an der Straße profitieren von einem Hinweis, wenn eine Halteverbotszone eingerichtet wird. Die Zahl der Falschparker sinkt erfahrungsgemäß deutlich, wenn die Anwohner frühzeitig wissen, worum es geht.
Abschluss: Rückgabe an die Hausverwaltung
Am Ende der Räumung steht die Rückgabe der Gemeinschaftsflächen an die Hausverwaltung. Schutzmaterial wird entfernt, Wege werden gereinigt, der Aufzug wird wieder für den normalen Betrieb freigegeben. Ein kurzer gemeinsamer Rundgang schließt die Räumung aus Sicht des Hauses ab.
Die eigentliche Übergabe der Mietfläche an den Vermieter ist ein eigener Termin mit Protokoll. Wie Sie diesen vorbereiten, beschreibt unsere Seite zur Übergabe an den Vermieter. Wenn Hausverwaltung und Vermieter dieselbe Stelle sind, lassen sich beide Termine zusammenlegen.
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Gut zu wissen: Vor jeder Aktenvernichtung gelten die Aufbewahrungsfristen, für Buchungsbelege 8 Jahre, für Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, für Geschäftsbriefe 6 Jahre.
Sie möchten die Räumung lieber abgeben?
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Häufige Fragen
Wann sollte ich die Hausverwaltung über die Büroauflösung informieren?
Sobald der Termin grob feststeht. Für Aufzug, Rampe und Zufahrt braucht die Hausverwaltung Vorlauf, besonders in Gebäuden mit mehreren Mietern. Eine frühe Anfrage sichert die besten Zeitfenster.
Wer reserviert den Lastenaufzug?
In der Regel Sie als Mieter bei der Hausverwaltung. Wir nennen die benötigten Zeiten und stimmen uns auf Wunsch direkt mit der Hausverwaltung ab, sobald Sie uns als Ansprechpartner benannt haben.
Brauchen wir für Nachtarbeit eine Genehmigung der Hausverwaltung?
Wenn die Hausordnung Ruhezeiten vorsieht, ja. Klären Sie das schriftlich vor dem Termin. In reinen Bürogebäuden ist Nacht- oder Wochenendarbeit oft unproblematisch, in gemischt genutzten Häusern eher nicht.
Wie werden Schäden an Gemeinschaftsflächen vermieden?
Durch Schutzmatten im Aufzug, Kantenschutz an Türen und Laufwege auf empfindlichen Böden. Dazu kommt eine gemeinsame Dokumentation der Vorschäden vor Beginn, damit später klar ist, was vorher schon da war.
Was muss der Sicherheitsdienst wissen?
Wer wann im Gebäude ist, wer die Teamleitung ist und wie die Alarmanlage geschaltet wird. Eine Liste mit Zeitfenstern und Ansprechpersonen, die der Wachdienst vorab erhält, reicht in den meisten Fällen.
Wer gibt die Schlüssel am Ende an den Vermieter zurück?
Ihr Facility Management. Wir geben alle Schlüssel und Karten, die wir für die Räumung erhalten haben, gegen Protokoll an Sie zurück. Die Übergabe an den Vermieter bleibt Ihre Aufgabe als Mieter.
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