Kanzlei auflösen: Mandantenakten und Berufsgeheimnis
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Wer eine Kanzlei auflöst, trägt eine Verantwortung, die über das Mietende hinausreicht. Mandantenakten unterliegen der anwaltlichen Verschwiegenheit, und diese Pflicht endet nicht mit dem letzten Arbeitstag. Die Räumung muss so organisiert sein, dass kein Geheimnis die Kanzlei auf unkontrolliertem Weg verlässt. Mandantenakten unterliegen dem Berufsgeheimnis, deshalb vernichten wir sie ohne Zwischenlager.
Stand: 04.11.2026
Kurz gesagt: Beim Auflösen einer Kanzlei müssen Handakten grundsätzlich sechs Jahre nach Ende des jeweiligen Mandats aufbewahrt werden, danach dürfen sie vernichtet werden. Die Verschwiegenheitspflicht nach § 43a BRAO und die Strafbarkeit nach § 203 StGB gelten auch bei der Räumung. Dienstleister, die dabei Zugang zu Mandantengeheimnissen erhalten können, sind nach § 43e BRAO sorgfältig auszuwählen und zur Verschwiegenheit zu verpflichten.
Die Verschwiegenheit endet nicht mit dem Auszug
Die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht aus § 43a Abs. 2 BRAO gilt für alles, was dem Anwalt in Ausübung seines Berufs bekannt geworden ist. Sie gilt zeitlich unbegrenzt, auch nach Mandatsende und auch nach Aufgabe der Kanzlei. Hinzu kommt die strafrechtliche Absicherung durch § 203 StGB, der das unbefugte Offenbaren fremder Geheimnisse durch Rechtsanwälte unter Strafe stellt.
Für die Auflösung einer Kanzlei bedeutet das: Jede Akte, jeder Notizzettel, jede Festplatte ist bis zur Vernichtung ein geschütztes Gut. Eine Räumung, bei der Akten offen in Containern landen oder Datenträger unkontrolliert entsorgt werden, kann berufsrechtliche und strafrechtliche Folgen haben. Die Sorgfalt muss deshalb schon bei der Planung beginnen.
Fristen für Handakten nach § 50 BRAO
Nach § 50 BRAO hat der Rechtsanwalt die Handakten für die Dauer von sechs Jahren aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahrs, in dem der Auftrag beendet wurde. Für jede Akte ergibt sich das Vernichtungsdatum also aus dem Mandatsende, nicht aus dem Datum der Kanzleiauflösung.
Neben den berufsrechtlichen Fristen gelten für die kanzleieigenen Geschäftsunterlagen die Fristen nach HGB und Abgabenordnung. Buchhaltung, Rechnungen und Lohnunterlagen der Kanzlei folgen diesen Regeln. Manche Unterlagen, etwa Originalurkunden des Mandanten, gehören ohnehin nicht in die Vernichtung, sondern zurück an den Mandanten.
| Unterlagen | Umgang bei Auflösung der Kanzlei |
|---|---|
| Handakten laufender Mandate | Übergabe an Nachfolger oder Mandanten nach Absprache |
| Handakten mit offener Frist | gesicherte Aufbewahrung bis Fristablauf |
| Handakten mit abgelaufener Frist | sichere Vernichtung |
| Originalurkunden der Mandanten | Rückgabe an den Mandanten |
| Geschäftsunterlagen der Kanzlei | Fristen nach HGB und AO, dann Vernichtung |
Dienstleister in der Kanzlei: § 43e BRAO
Seit 2017 regelt § 43e BRAO, unter welchen Voraussetzungen Rechtsanwälte Dienstleistern Zugang zu Mandantengeheimnissen gewähren dürfen. Der Dienstleister ist sorgfältig auszuwählen, und der Vertrag mit ihm ist in Textform zu schließen. Darin ist der Dienstleister unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit zu verpflichten.
Für die Räumung einer Kanzlei bedeutet das: Sprechen Sie die Verschwiegenheitsverpflichtung bei der Beauftragung an, damit sie Teil der schriftlichen Vereinbarung wird. Die Einzelheiten zu Inhalt und Form klärt die Kanzlei nach ihren berufsrechtlichen Vorgaben, die Merkblätter der Rechtsanwaltskammern geben dazu Hinweise.
Unser Verfahren ist darauf ausgelegt, den Zugang zu Inhalten von vornherein klein zu halten. Akten werden in verschlossene Behälter gefüllt, die Behälter verschlossen abgeholt und direkt vernichtet. Niemand sortiert, liest oder zwischenlagert die Unterlagen. Das ist für eine Kanzlei der sauberste Weg.
Kanzlei auflösen: die sichere Vernichtung der Akten
Was vernichtet werden darf, holen wir in verschlossenen Behältern ab und vernichten es direkt nach der höchsten Sicherheitsstufe der DIN 66399. Es gibt keinen Umweg über ein Lager und keinen Zugriff Dritter. Sie erhalten ein Vernichtungszertifikat, das Sie zu den Unterlagen der Kanzleiabwicklung nehmen.
Für die Organisation in der Kanzlei hat sich bewährt, die Behälter raumweise aufzustellen und die Freigabe zur Vernichtung schriftlich festzuhalten. So ist später nachvollziehbar, welche Bestände wann vernichtet wurden. Bei großen Kanzleien mit Archivräumen im Keller lohnt eine Archivliste nach Jahrgängen, aus der sich die Fristabläufe direkt ablesen lassen.
Ein häufiger Fehler: Akten werden von Mitarbeitern vorab in Kartons gepackt und im Flur gestapelt, offen und unbeaufsichtigt. Lassen Sie das nicht zu. Was nicht in verschlossenen Behältern liegt, gehört in einen abgeschlossenen Raum. Mehr zum Verfahren unter Aktenvernichtung.
Digitale Akten und Datenträger
In jeder Kanzlei liegen heute große Teile der Akten digital vor: Kanzleisoftware, E-Mail-Postfächer, Scans, Diktate und Sicherungen. Diese Daten unterliegen derselben Verschwiegenheit wie die Papierakten.
Bevor Rechner und Server die Kanzlei verlassen, müssen die Daten, die weiter gebraucht werden, gesichert und übertragen sein. Danach geht es um die Datenträger. Wir löschen keine Datenträger. Festplatten, SSDs, Sicherungsbänder, USB-Sticks und Speicherkarten holen wir in verschlossenen Behältern ab und vernichten sie direkt physisch nach höchster Stufe der DIN 66399. Auch Diktiergeräte, Multifunktionsgeräte mit Speicher und Telefonanlagen gehören in diese Betrachtung. Mehr unter Datenträgervernichtung.
Wenn ein Kanzleiabwickler bestellt ist
Stirbt ein Rechtsanwalt oder wird seine Zulassung widerrufen, kann die Rechtsanwaltskammer nach § 55 BRAO einen Kanzleiabwickler bestellen. Er führt die laufenden Mandate fort oder wickelt sie ab und entscheidet über den Umgang mit den Akten. In diesem Fall ist der Abwickler unser Ansprechpartner, nicht die Erben.
Für die Erben ist das eine Entlastung, denn sie sind selbst nicht Berufsgeheimnisträger und dürfen die Akten nicht einsehen. Die Räumung erfolgt dann in Abstimmung mit dem Abwickler und, wo nötig, mit dem Vermieter. Persönliche Gegenstände des Verstorbenen werden getrennt behandelt und den Erben übergeben.
Ein Hinweis für verwandte Berufe: Für Notare gelten eigene Regeln zur Verwahrung der Urkunden, und für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer eigene berufsrechtliche Vorschriften. Die Grundsätze der sicheren Vernichtung sind dieselben, die Fristen und Zuständigkeiten aber nicht.
Möbel, Bibliothek und Ausstattung
Neben den Akten bleibt in einer Kanzlei oft eine umfangreiche Ausstattung zurück: Schreibtische, Besprechungsmöbel, Aktenschränke, eine Fachbibliothek mit Kommentaren und Zeitschriften, Empfangsbereich, Teeküche. Die Bibliothek ist meist veraltet, weil Kommentare in neuen Auflagen erscheinen.
Gut erhaltene Möbel geben wir auf Wunsch kostenlos an gemeinnützige Vereine weiter. Bei hochwertigen Kanzleimöbeln lohnt eine Prüfung, ob es sich um wirklich exklusive Designermöbel handelt, nur dann ist eine Wertanrechnung realistisch. Alles andere wird sortenrein recycelt, Elektrogeräte nach ElektroG verwertet. Bücher ohne Mandantenbezug gehen ins Papierrecycling, Bücher mit Notizen zu Mandaten dagegen in die Vernichtung.
So läuft die Auflösung ab
Wir beginnen mit einer kostenlosen Besichtigung. Dabei klären wir, welche Akten bereits zur Vernichtung freigegeben sind, welche noch aufbewahrt oder übergeben werden und wo überall Unterlagen liegen. Danach erhalten Sie einen schriftlichen Festpreis für den vereinbarten Umfang, mit allen Positionen.
- Verschwiegenheitsverpflichtung in der Beauftragung festhalten
- Verschlossene Behälter raumweise aufstellen
- Akten und Datenträger abholen und direkt vernichten
- Vernichtungszertifikat übergeben
- Möbel, Technik und Bibliothek räumen, Weitergabe und Recycling
- Rückbau nach Mietvertrag und besenreine Übergabe
Wir arbeiten auf Wunsch abends oder am Wochenende, wenn in der Kanzlei noch Mandate laufen. Bezahlt wird bei Abnahme. Für Kanzleien in Bürogebäuden mit mehreren Etagen gilt dasselbe Vorgehen wie bei anderen Praxis- und Kanzleiauflösungen.
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Wer ist Ihr Ansprechpartner?
Schnell Büroauflösungen Stuttgart e.K., Böblinger Straße 111, 70199 Stuttgart. Wir lösen Büros, Praxen, Firmen und ganze Bürogebäude in Stuttgart und der Region auf, mit eigenem Team von über 50 Mitarbeitern. Besichtigung und Angebot kosten Sie 0 €.
Gut zu wissen: Vor jeder Aktenvernichtung gelten die Aufbewahrungsfristen, für Buchungsbelege 8 Jahre, für Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, für Geschäftsbriefe 6 Jahre.
Sie möchten die Räumung lieber abgeben?
Ein Anruf genügt für einen Termin vor Ort. Danach bekommen Sie ein schriftliches Angebot zum Festpreis, mit allen Positionen.
Häufige Fragen
Wie lange muss eine Kanzlei Handakten aufbewahren?
Nach § 50 BRAO sechs Jahre. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahrs, in dem der Auftrag beendet wurde. Für Geschäftsunterlagen der Kanzlei gelten zusätzlich die Fristen nach HGB und Abgabenordnung.
Darf eine Räumungsfirma Mandantenakten abholen?
Ja, wenn die Kanzlei sie nach § 43e BRAO sorgfältig auswählt und in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet. Unser Verfahren mit verschlossenen Behältern und direkter Vernichtung hält den Zugang zu Inhalten von vornherein klein.
Was passiert mit Akten laufender Mandate?
Sie werden nicht vernichtet, sondern an den Nachfolger, den Kanzleiabwickler oder den Mandanten übergeben. Das klärt die Kanzlei vor der Räumung.
Nach welcher Sicherheitsstufe werden Kanzleiakten vernichtet?
Wir vernichten grundsätzlich nach der höchsten Sicherheitsstufe der DIN 66399. Die Akten werden in verschlossenen Behältern abgeholt und direkt vernichtet, Sie erhalten ein Vernichtungszertifikat.
Dürfen Erben eines Anwalts die Akten sichten?
Nein, Erben sind keine Berufsgeheimnisträger. In der Regel bestellt die Rechtsanwaltskammer einen Kanzleiabwickler, der über die Akten entscheidet. Er ist dann der Ansprechpartner für die Räumung.
Was passiert mit der Fachbibliothek?
Bücher ohne Mandantenbezug gehen ins Papierrecycling. Bücher mit handschriftlichen Notizen zu Mandaten gehören in die sichere Vernichtung.
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