Personalakten bei der Büroauflösung: Fristen und sichere Vernichtung
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Personalakten gehören zu den sensibelsten Beständen eines Büros. Sie enthalten Gehälter, Krankmeldungen, Abmahnungen, Bankverbindungen und oft Angaben zu Familie und Religion. Bei einer Büroauflösung stellt sich die Frage, was davon noch aufbewahrt werden muss und was sicher vernichtet werden darf.
Stand: 04.11.2026
Kurz gesagt: Für die Personalakte als Ganzes gibt es keine einheitliche Frist; maßgeblich sind die Fristen für ihre Bestandteile. Lohnunterlagen, Buchungsbelege und sozialversicherungsrechtliche Unterlagen unterliegen eigenen gesetzlichen Fristen, übrige Inhalte werden meist so lange aufbewahrt, wie Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis denkbar sind. Was abgelaufen ist, muss nach DSGVO vernichtet werden, sicher und mit Nachweis.
Warum Personalakten besondere Sorgfalt verlangen
Personalakten verlangen besondere Sorgfalt, weil sie Daten enthalten, deren Bekanntwerden Mitarbeiter unmittelbar schaden kann. Dazu gehören Gesundheitsdaten aus Krankmeldungen und dem betrieblichen Eingliederungsmanagement, die Religionszugehörigkeit aus steuerlichen Unterlagen, Angaben zu Schwerbehinderung oder Pfändungen. Die DSGVO zählt viele dieser Angaben zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten.
Bei einer Büroauflösung kommt hinzu, dass Personalakten selten an einem Ort liegen. Die aktuelle Akte steht in der Personalabteilung, ältere Jahrgänge im Archiv, Kopien bei Führungskräften, Abrechnungen in der Lohnbuchhaltung oder beim Steuerbüro. Wer diese Bestände vollständig erfassen will, muss alle diese Orte kennen.
Keine Einheitsfrist: die Bestandteile entscheiden
Eine gesetzliche Frist für die Personalakte als Ganzes gibt es nicht. Entscheidend sind die Fristen für die einzelnen Unterlagen darin. Die folgende Übersicht nennt die wichtigsten Bestandteile, ersetzt aber keine Prüfung durch Personalabteilung und Steuerberatung.
| Unterlage | Grundlage | Aufbewahrung |
|---|---|---|
| Lohnkonto | Einkommensteuergesetz | bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung |
| Lohnabrechnungen als Buchungsbelege | Abgabenordnung, HGB | acht Jahre, bei Banken, Versicherungen und Wertpapierinstituten zehn Jahre |
| Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung | Sozialgesetzbuch IV | bis zum Ablauf des Kalenderjahres nach der letzten Betriebsprüfung |
| Arbeitszeitnachweise | Arbeitszeitgesetz | mindestens zwei Jahre |
| Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Abmahnungen | keine feste Frist | solange Ansprüche denkbar sind |
Für die betriebliche Altersversorgung und einige arbeitsmedizinische Unterlagen gelten eigene, teils deutlich längere Regeln. Ein Überblick über die allgemeinen Fristen steht in unserem Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen.
Akten ausgeschiedener Mitarbeiter
Akten ausgeschiedener Mitarbeiter dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es dafür einen Grund gibt. Typische Gründe sind gesetzliche Aufbewahrungspflichten und mögliche Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis, etwa auf Zeugnisberichtigung, Lohnnachzahlung oder Schadensersatz. Die regelmäßige Verjährung beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.
In der Praxis bedeutet das: Viele Unternehmen behalten die Akte ausgeschiedener Mitarbeiter einige Jahre, trennen dann die Bestandteile mit längerer Frist heraus und vernichten den Rest. Bei einer Büroauflösung ist das eine gute Gelegenheit, diesen Schritt nachzuholen. Oft finden sich in Archiven Akten, deren Frist längst abgelaufen ist und die nach DSGVO schon hätten vernichtet werden müssen.
Bewerbungsunterlagen und Initiativbewerbungen
Unterlagen abgelehnter Bewerberinnen und Bewerber dürfen nur kurz aufbewahrt werden. Ansprüche wegen Benachteiligung nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz müssen innerhalb von zwei Monaten nach Zugang der Absage schriftlich geltend gemacht werden, für eine anschließende Klage gilt eine weitere kurze Frist. In der Praxis werden deshalb häufig etwa sechs Monate angesetzt.
Bei Büroauflösungen tauchen Bewerbungsmappen erstaunlich oft auf: in Schubladen von Führungskräften, in Ordnern früherer Ausschreibungen, als Ausdrucke aus Postfächern ausgeschiedener Personalreferenten. Sie gehören ohne Ausnahme in die Vernichtung, sofern keine Einwilligung zur längeren Aufbewahrung vorliegt. Bitten Sie Führungskräfte ausdrücklich, ihre Unterlagen daraufhin zu prüfen.
Wer die Personalakten sichtet und freigibt
Die Sichtung gehört in die Hände der Personalabteilung, unterstützt von Lohnbuchhaltung und Datenschutz. Externe sollten dabei nicht in die Akten schauen. Auch wir als Räumungsbetrieb öffnen diese Akten nicht; wir übernehmen die verschlossenen Behälter, die Ihr Haus gefüllt hat.
- Alle Ablageorte erfassen: Personalabteilung, Archiv, Führungskräfte, Lohnbuchhaltung
- Je Mitarbeiter prüfen, welche Bestandteile noch Fristen haben
- Unterlagen mit laufender Frist für den neuen Standort oder ein Archiv trennen
- Freigabe der übrigen Bestände schriftlich dokumentieren
- Freigegebene Akten direkt in verschlossene Behälter füllen
Bei großen Beständen lohnt es sich, Jahrgänge zu bilden. Alle Akten von Mitarbeitern, die vor einem bestimmten Stichtag ausgeschieden sind, lassen sich dann gemeinsam behandeln, nachdem die längeren Fristen herausgelöst wurden.
Betriebsrat und Information der Mitarbeiter
Wenn ein Betriebsrat besteht, sollte er über den Umgang mit den Personalakten bei der Büroauflösung informiert werden. Ob ein Mitbestimmungsrecht greift, hängt vom Einzelfall ab, eine frühe Information schafft aber in jedem Fall Vertrauen. Für Mitarbeiter ist es beruhigend zu wissen, dass ihre Daten nicht in einem Container landen.
Mitarbeiter haben außerdem das Recht, ihre Personalakte einzusehen. Wer vor dem Umzug Einsicht verlangt, sollte sie bekommen, bevor Teile vernichtet werden. Auch der Auskunftsanspruch nach DSGVO besteht weiter. Wenn Akten vernichtet wurden, kann das Unternehmen mit der Freigabe und dem Vernichtungszertifikat belegen, wann und wie das geschehen ist.
Sichere Vernichtung ohne Zwischenlager
Personalakten werden in verschlossenen Behältern übergeben, ohne Lagerung dazwischen transportiert und physisch vernichtet. Wegen der Gesundheitsdaten und anderer sensibler Angaben liegt der Schutzbedarf meist hoch oder sehr hoch, entsprechend hoch muss die Sicherheitsstufe nach DIN 66399 sein.
Wir vernichten Personalakten, wie alle Akten, nach der höchsten Sicherheitsstufe der DIN 66399. Die Behälter werden in Ihren Räumen verschlossen, von unserem Personal abgeholt und direkt vernichtet; Dritte haben keinen Zugriff. Sie erhalten ein Vernichtungszertifikat, das Ihre Personalabteilung zusammen mit der Freigabe ablegt. Den Ablauf beschreibt unsere Seite zur Aktenvernichtung.
Digitale Akten nicht vergessen
Viele Unternehmen führen die Akten ihrer Beschäftigten inzwischen ganz oder teilweise digital. Bei einer Büroauflösung bleiben die digitalen Akten meist im System und ziehen mit um. Was aber oft übersehen wird, sind Kopien auf lokalen Rechnern, Netzlaufwerken einzelner Abteilungen, USB-Sticks und alten Sicherungsbändern.
Diese Datenträger gehören ebenfalls in die Vernichtung, sobald die Daten nicht mehr gebraucht werden. Festplatten aus Rechnern der Personalabteilung, Sicherungsbänder aus dem Serverraum und lose Datenträger aus Schreibtischen kommen in dieselben verschlossenen Behälter wie die Papierakten. Wir vernichten sie physisch, ohne vorheriges Löschen. Mehr dazu unter Datenträgervernichtung.
Typische Fundstellen bei der Räumung
Bei Büroauflösungen finden sich solche Unterlagen an Orten, an denen sie niemand vermutet. Das ist kein Zeichen schlechter Organisation, sondern die Folge von Jahren, in denen Abteilungen umgezogen, Führungskräfte gewechselt und Archive verlagert wurden.
Typische Fundstellen sind Rollcontainer ehemaliger Führungskräfte, Hängeregistraturen in Vorzimmern, Kellerräume mit alten Jahrgängen, Schränke in Besprechungsräumen und Kartons mit der Aufschrift Ablage. Wenn unsere Teams bei der Räumung auf Unterlagen stoßen, die nach Personalakten aussehen und nicht freigegeben sind, unterbrechen wir an dieser Stelle und informieren Ihre Projektleitung. Die Entscheidung trifft Ihr Haus.
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Eine Büroauflösung betrifft meist mehrere Leute: Geschäftsführung, Office-Management, IT, Vermieter. Schicken Sie diese Seite einfach weiter.
Wer ist Ihr Ansprechpartner?
Schnell Büroauflösungen Stuttgart e.K., Böblinger Straße 111, 70199 Stuttgart. Wir lösen Büros, Praxen, Firmen und ganze Bürogebäude in Stuttgart und der Region auf, mit eigenem Team von über 50 Mitarbeitern. Besichtigung und Angebot kosten Sie 0 €.
Gut zu wissen: Vor jeder Aktenvernichtung gelten die Aufbewahrungsfristen, für Buchungsbelege 8 Jahre, für Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, für Geschäftsbriefe 6 Jahre.
Sie möchten die Räumung lieber abgeben?
Ein Anruf genügt für einen Termin vor Ort. Danach bekommen Sie ein schriftliches Angebot zum Festpreis, mit allen Positionen.
Häufige Fragen
Wie lange müssen Personalakten aufbewahrt werden?
Eine einheitliche Frist gibt es nicht. Lohnkonto, Buchungsbelege und sozialversicherungsrechtliche Unterlagen haben eigene gesetzliche Fristen. Übrige Inhalte werden meist so lange aufbewahrt, wie Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis denkbar sind.
Dürfen wir Personalakten nach dem Ausscheiden sofort vernichten?
Nicht vollständig. Bestandteile mit gesetzlicher Frist müssen erhalten bleiben, und mögliche Ansprüche sprechen für eine Aufbewahrung von einigen Jahren. Danach muss vernichtet werden, was nicht mehr gebraucht wird.
Welche Sicherheitsstufe brauchen Personalakten?
Wegen Gesundheits- und anderer sensibler Daten ist der Schutzbedarf meist hoch oder sehr hoch. Wir vernichten Personalakten nach der höchsten Sicherheitsstufe der DIN 66399, damit diese Frage sich nicht stellt.
Sehen Ihre Mitarbeiter in die Personalakten?
Nein. Ihre Personalabteilung füllt die freigegebenen Akten in verschlossene Behälter. Wir holen die Behälter ab und vernichten sie direkt, ohne sie zu öffnen.
Was tun mit Bewerbungsunterlagen aus früheren Jahren?
Vernichten, sofern keine Einwilligung zur längeren Aufbewahrung vorliegt. Für abgelehnte Bewerbungen wird in der Praxis häufig eine Frist von etwa sechs Monaten angesetzt.
Was ist mit Unterlagen beim externen Lohnbüro oder Steuerberater?
Diese Bestände liegen außerhalb Ihrer Räume und werden bei der Büroauflösung nicht automatisch erfasst. Klären Sie mit dem Lohnbüro oder der Steuerberatung, welche Unterlagen dort aufbewahrt werden und wann sie vernichtet werden. Für Ihre Dokumentation ist es hilfreich, das Ergebnis schriftlich festzuhalten.
Müssen wir den Betriebsrat einbeziehen?
Eine frühe Information ist sinnvoll. Ob ein Mitbestimmungsrecht greift, hängt vom Einzelfall ab und sollte mit der Personalabteilung oder einer arbeitsrechtlichen Beratung geklärt werden.
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